Was ist ein effektives Meeting?
„Meetings sollten wie Salz gehandhabt werden – ein Gewürz, das sorgsam benutzt wird, um ein Gericht zu verfeinern, anstatt es rücksichtslos über jeden Happen zu streuen. Zu viel Salz verdirbt ein Gericht. Zu viele Meetings zerstören Moral und Motivation.“ – Jason Fried
Ein effektives Meeting besteht nicht nur darin, pünktlich zu beginnen und zum Abschluss zu kommen sowie wenige und sinnvoll ausgewählte Mitarbeiter einzubeziehen. Dies sind eher oberflächliche Maßnahmen, um die Folgen einer nicht effektiven Meeting-Kultur zu minimieren.
Lassen Sie uns zunächst Folgendes klarstellen: Es sollte nicht darum gehen, zu viele oder zu wenige Leute zu beteiligen. Die Anzahl ist zweitrangig, solange Sie über die Rolle nachdenken, die jeder Teilnehmende in der Besprechung einnehmen sollte. Überlegen Sie, wer etwas Essenzielles zum gewünschten Ergebnis beitragen kann und in direktem Zusammenhang mit dem eigentlichen Zweck des Meetings steht.
Es sollten definitiv keine Personen an einem Meeting teilnehmen, die nur der Diskussion zuhören möchten. Wenn Beteiligte nichts beizutragen haben, sollte man sie besser nicht einladen. Wenn es nur darum geht, bestimmte Teammitglieder „auf dem Laufenden zu halten“, ist es vollkommen ausreichend, eine E-Mail mit den Notizen des Meetings oder einem entsprechenden Protokoll zu schicken.
Natürlich gibt es je nach Thema Ausnahmen. Abteilungs-/Firmen-Updates sind Meetings mit hauptsächlich informellem Charakter, zu denen alle Mitarbeiter eingeladen werden sollten, auch wenn nicht jeder etwas dazu beizutragen hat. Ebenso können Besprechungen über Umstrukturierungen durchaus mehr Menschen betreffen als die angedachten Teilnehmenden. Die Kommunikation per E-Mail kann in diesem Fall, je nachdem wie vertraulich oder maßgeblich diese Änderungen sind, taktlos erscheinen. In diesen Fällen sollten Sie stattdessen ein persönliches Gespräch in Betracht ziehen.
Ein Meeting sollte nicht nur deshalb einberufen werden, weil es etwas zu besprechen gibt. Benötigen Sie den Input anderer, um eine Entscheidung zu treffen? Sollte das Thema in einem Brainstorming erörtert werden? Möchten Sie verschiedene Teams zu einem bestimmten Zweck zusammenführen? Schreiben Sie hierzu die Tagesordnung und das Ziel des Meetings auf die Einladung, sodass alle Teilnehmenden die Intention der Besprechung klar erkennen können. Sie sollten niemals eine Einladung zu einem Meeting ohne Betreff oder mit vagen Formulierungen wie „Update“ oder „Wir müssen reden“ versenden. Dies führt nur zu Verwirrung oder womöglich auch zu Stress und Nervosität.
Meetings können die Kommunikation verbessern und unter anderem ein Katalysator für positive Veränderungen sein – doch Sie müssen sie effektiv planen, durchführen und natürlich die erzielten Ergebnisse bestmöglich nutzen und/oder umsetzen.
Ohne Besprechungen wollen und können wir nicht auskommen. Sie fördern unseren Zusammenhalt und fokussieren Ideen und Lösungen für ein Unternehmen. Ein waches Auge und einfache Controlling-Instrumente helfen, Überlastungen und Unsinnigkeiten bei Besprechungen zu erkennen und abzustellen. Es ist dabei wie in den vielen anderen Dingen des täglichen Lebens; gelebte Delegation schafft Freiräume, die man nutzen kann, um seine Ideen voranzutreiben. Wenn man seine Ideen und Lösungen mit den Anregungen anderer zusammen nicht mehr umsetzten könnte, würde das Leben auch ganz schön langweilig. Wer es aber übertreiben muss aber überall dabei sein will, ist irgendwann weg vom Fenster, weil er die Realität zu seiner Position und seinem Unternehmen verloren hat.
Haben Sie Fragen zur Meetingkultur oder andere Herausforderungen, bei denen ich Sie unterstützen darf?
Mit meinem Wissen seit über 30 Jahren als Unternehmer, möchte ich Sie gerne unterstützen, sodass Sie sich auch Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Auf ein persönliches Erstgespräch freue ich mich.
Cello Keller
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