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Anrufe im BĂŒro richtig entgegennehmen!

Den Hörer abzunehmen ist leicht. Aber wie geht es weiter? Einige Tipps, wie Sie Anrufe annehmen, was Sie beim GesprÀch verbessern können und wie Sie das GesprÀch beenden.

FĂŒr den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Richten Sie Ihre ganze Aufmerksamkeit auf das GesprĂ€ch und seien Sie freundlich.

Bitte lÀcheln LÀcheln Sie, noch bevor Sie den Hörer abnehmen. Ein LÀcheln macht Ihre Stimme freundlicher.

Zwei Mal klingeln lassen

Lassen Sie das Telefon zwei Mal klingeln, bevor Sie den Hörer abnehmen. Der Anrufer rechnet nicht damit, dass Sie sofort drangehen.

Firma, Ihr Vorname und Name, BegrĂŒĂŸung Nennen Sie zuerst den Namen Ihrer Firma, dann Ihren Vornamen und Nachnamen. Der Anrufer versteht die ersten Worte oft nicht richtig. Da er gezielt bei Ihrem Unternehmen anruft, rechnet er damit, dass der Firmenname genannt wird. Den eigenen Vornamen zu nennen, wirkt persönlich und sympathisch. Mit einem „Guten Tag!“ oder der ortsĂŒblichen Grußformel eröffnen Sie das GesprĂ€ch.

Keine Floskeln

Benutzen Sie am Ende der BegrĂŒĂŸung keine Floskeln, wie „Was kann ich fĂŒr Sie tun?“ Das ist inhaltslos und klingt nach Telefonzentrale.

Wenn Sie sich vorgestellt haben, lassen Sie den Anrufer zu Wort kommen. Der Anrufer wird sich vorstellen und den Grund des Anrufs nennen. Hören Sie aufmerksam zu, fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben und wiederholen Sie wichtige Informationen.

Notizen machen Machen Sie sich wÀhrend des GesprÀchs Notizen. Ihre Notizen sind richtig erstellt, wenn sie folgende Fragen beantworten: Wer hat angerufen? Worum ging es? Was wurde vereinbart?

Nachdem das Telefonat inhaltlich abgeschlossen ist, können Sie das GesprÀch höflich beenden. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Zusammenfassen Fassen Sie die Inhalte des GesprĂ€chs noch einmal zusammen: „Darf ich nochmal kurz zusammenfassen: 
“

Danken Bedanken Sie sich beim GesprĂ€chspartner fĂŒr den Anruf: „Danke fĂŒr das GesprĂ€ch, ich habe mir alles notiert.“

Fragen Stellen Sie eine geschlossene Frage, die der Anrufer nur Ja oder Nein beantworten kann: „Können wir so verbleiben?“

Zusichern Versprechen Sie dem Anrufer, dass Sie sich um sein Anliegen kĂŒmmern werden: „Gut, ich werde das sofort erledigen!“


Haben Sie Fragen zu dem Telefonieren am Arbeitsplatz oder andere Herausforderungen, bei denen ich Sie unterstĂŒtzen darf?

Ich mache Ihnen gerne ein individuelles Angebot fĂŒr eine dauerhafte Begleitung.

Auf ein persönliches ErstgesprÀch freue ich mich.

Cello Keller

Mobile. +41 79 272 18 12 oder mail@punktkeller.ch






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