„Das Leben ist zu kurz für lange Meetings“
Klaus Klages sagte einmal „Das Leben ist zu kurz für lange Meetings“. Obwohl sie ein fester Bestandteil des Unternehmensalltags sind, werden Besprechungen häufig zu oft und zu lange durchgeführt und sind schlussendlich doch unergiebig. Vom Kick-Off über Jours fixes bis hin zu Workshops – Mitarbeiter und Chefs werden regelrecht von Meetings überflutet.
Kaum wird der Firmenlaptop aufgeklappt, zeigt das Outlook mindestens eine Terminanfrage an. Ein kurzer Blick in den Termin: Um welches Thema handelt es sich? Dann erfolgt der Kalenderabgleich, ob es zeitlich passt. Im gleichen Atemzug wird überlegt, welche Aufgaben dazu anstehen. Diese werden nach Priorität geordnet. Hand aufs Herz – uns geht es allen so, oder? Meetings gehören heutzutage zum Arbeitsalltag.
Doch sind die Meetings immer für die richtigen Personen bestimmt? Gibt es Mitarbeiter, die mit den Meeting-Themen gar nicht vertraut sind und trotzdem ein bis zwei Stunden (oder mehr) pro Tag an Meetings teilnehmen? Die Definition eines Meetings besagt, es sei ein Treffen von zwei oder mehr Personen aus einem bestimmten Grund. In Unternehmen besteht grundsätzlich die Neigung, mehr Mitarbeiter zum Termin einzuladen als tatsächlich notwendig sind. Ganz nach dem Motto: Je mehr Teilnehmer ihr Wissen einbringen, umso schneller wird ein Ergebnis erzielt.
„Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammensitzen. Ein Fünftel dieser Bürorunden dauert sogar länger als fünf Stunden. Woraus sich für manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings sitzen.“
10 Tipps für eine effektive Meeting Kultur:
· Agenda rechtzeitig vorbereiten
· Meeting pünktlich beginnen und Zeitrahmen setzen
· Meetings richtig nutzen
· Teams besser besetzen
· PowerPoint Präsentationen möglichst vermeiden
· Kleine Meetings einberufen
· Diskussionen unbedingt fördern
· Schweiger gezielt ansprechen
· Entscheidungen sichtbar dokumentieren
· Feedback zum Meeting
Nicht immer ist es möglich, alle Teilnehmer physisch an einen Tisch zu bekommen.
Hier helfen digitale Lösungen. Telefon- und Videokonferenzen, die seit der Pandemie und dem Homeoffice sehr stark im Trend sind. Sie sparen Zeit und Reisekosten. Auch für virtuelle Meetings ist es wichtig, einen Termin zu setzen und einen Zeitrahmen festzulegen. Ziehen Sie sich für ein virtuelles Meeting in einen ungestörten Raum zurück. Dass Sie sich vorher mit der Thematik / Agenda auseinandergesetzt haben, ist selbstverständlich. Im Großen und Ganzen gelten auch für virtuelle Meetings die oben genannten Anhaltspunkte und Meeting-Regeln.
Eine wichtige Sache sollte nicht vergessen werden: Jede Teilnahme an einem Meeting fördert die Unproduktivität im Arbeitsalltag.
Haben Sie Fragen zur Meetingkultur oder andere Herausforderungen, bei denen ich Sie unterstützen darf?
Mit meinem Wissen seit über 30 Jahren als Unternehmer, möchte ich Sie gerne unterstützen, sodass Sie sich auch Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Auf ein persönliches Erstgespräch freue ich mich.
Cello Keller
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