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Aktualisiert: 16. Sept. 2021

„Das Leben ist zu kurz fĂŒr lange Meetings“


Klaus Klages sagte einmal „Das Leben ist zu kurz fĂŒr lange Meetings“. Obwohl sie ein fester Bestandteil des Unternehmensalltags sind, werden Besprechungen hĂ€ufig zu oft und zu lange durchgefĂŒhrt und sind schlussendlich doch unergiebig. Vom Kick-Off ĂŒber Jours fixes bis hin zu Workshops – Mitarbeiter und Chefs werden regelrecht von Meetings ĂŒberflutet.

Kaum wird der Firmenlaptop aufgeklappt, zeigt das Outlook mindestens eine Terminanfrage an. Ein kurzer Blick in den Termin: Um welches Thema handelt es sich? Dann erfolgt der Kalenderabgleich, ob es zeitlich passt. Im gleichen Atemzug wird ĂŒberlegt, welche Aufgaben dazu anstehen. Diese werden nach PrioritĂ€t geordnet. Hand aufs Herz – uns geht es allen so, oder? Meetings gehören heutzutage zum Arbeitsalltag.

Doch sind die Meetings immer fĂŒr die richtigen Personen bestimmt? Gibt es Mitarbeiter, die mit den Meeting-Themen gar nicht vertraut sind und trotzdem ein bis zwei Stunden (oder mehr) pro Tag an Meetings teilnehmen? Die Definition eines Meetings besagt, es sei ein Treffen von zwei oder mehr Personen aus einem bestimmten Grund. In Unternehmen besteht grundsĂ€tzlich die Neigung, mehr Mitarbeiter zum Termin einzuladen als tatsĂ€chlich notwendig sind. Ganz nach dem Motto: Je mehr Teilnehmer ihr Wissen einbringen, umso schneller wird ein Ergebnis erzielt.


„Manager wie Angestellte verbringen im Schnitt 4,9 Arbeitsstunden pro Woche damit, Sitzungen zu koordinieren. Dabei werden dann durchschnittlich sieben Besprechungen pro Woche vereinbart, an denen sieben Personen teilnehmen, die im Schnitt zwei Stunden und 45 Minuten zusammensitzen. Ein FĂŒnftel dieser BĂŒrorunden dauert sogar lĂ€nger als fĂŒnf Stunden. Woraus sich fĂŒr manche statistisch ergibt, dass sie jede Woche rund 19 Stunden in Meetings sitzen.“


10 Tipps fĂŒr eine effektive Meeting Kultur:

· Agenda rechtzeitig vorbereiten

· Meeting pĂŒnktlich beginnen und Zeitrahmen setzen

· Meetings richtig nutzen

· Teams besser besetzen

· PowerPoint PrÀsentationen möglichst vermeiden

· Kleine Meetings einberufen

· Diskussionen unbedingt fördern

· Schweiger gezielt ansprechen

· Entscheidungen sichtbar dokumentieren

· Feedback zum Meeting


Nicht immer ist es möglich, alle Teilnehmer physisch an einen Tisch zu bekommen.

Hier helfen digitale Lösungen. Telefon- und Videokonferenzen, die seit der Pandemie und dem Homeoffice sehr stark im Trend sind. Sie sparen Zeit und Reisekosten. Auch fĂŒr virtuelle Meetings ist es wichtig, einen Termin zu setzen und einen Zeitrahmen festzulegen. Ziehen Sie sich fĂŒr ein virtuelles Meeting in einen ungestörten Raum zurĂŒck. Dass Sie sich vorher mit der Thematik / Agenda auseinandergesetzt haben, ist selbstverstĂ€ndlich. Im Großen und Ganzen gelten auch fĂŒr virtuelle Meetings die oben genannten Anhaltspunkte und Meeting-Regeln.

Eine wichtige Sache sollte nicht vergessen werden: Jede Teilnahme an einem Meeting fördert die UnproduktivitÀt im Arbeitsalltag.



Haben Sie Fragen zur Meetingkultur oder andere Herausforderungen, bei denen ich Sie unterstĂŒtzen darf?

Mit meinem Wissen seit ĂŒber 30 Jahren als Unternehmer, möchte ich Sie gerne unterstĂŒtzen, sodass Sie sich auch Ihr KerngeschĂ€ft konzentrieren können.


Auf ein persönliches ErstgesprÀch freue ich mich.

Cello Keller

Mobile. +41 79 272 18 12 oder

mail@punktkeller.ch

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